Tekoälyasetus jatkaa asteittaista voimaantuloaan – työnantajan käytännön muistilista

Tekoälyn hyödyntäminen rekrytoinnissa ja työsuhteiden hallinnassa on lisääntynyt viime vuosina nopeasti, ja samalla tarve selkeälle sääntelylle on kasvanut. Tätä taustaa vasten EU:n tekoälyasetus (AI Act) tuo työnantajille uusia velvoitteita, jotka astuvat voimaan vaiheittain. Vaikka pääosaa velvoitteista sovelletaan vasta elokuusta 2026 alkaen, työnantajan on syytä viimeistään nyt varmistaa, että sen toiminta on linjassa asetuksen vaatimusten kanssa.

Selvitä, missä tekoälyä työpaikalla käytetään

Ensimmäinen askel on kokonaiskuvan muodostaminen. Tekoälyä ei hyödynnetä enää vain rekrytoinnissa, vaan myös esimerkiksi työntekijöiden arvioinnissa, suoriutumisen seurannassa, työvuorosuunnittelussa, työajan valvonnassa ja muussa työsuhteeseen liittyvässä päätöksenteossa. Käyttötarkoitukset voivat olla hyvin moninaisia tekoälyjärjestelmien kehittyessä valtavaa vauhtia. Työnantajan on tärkeää tunnistaa kaikki käytössä olevat järjestelmät sekä ymmärtää, mihin tarkoituksiin niitä käytetään ja millaisia vaikutuksia niillä voi olla työntekijöihin.

Arvioi, onko kyse suuririskisistä tekoälyjärjestelmistä

Valtaosa työelämässä käytettävistä tekoälyjärjestelmistä kuuluu tekoälyasetuksen mukaan niin sanottuun suuririskisten järjestelmien luokkaan. Tällaisia ovat erityisesti järjestelmät, jotka vaikuttavat työntekijöiden urakehitykseen, toimeentuloon tai oikeuksiin. Esimerkiksi rekrytointia tai ylennyksiä koskevassa päätöksenteossa tekoäly voi virheellisten tai vinoutuneiden lähtötietojen vuoksi johtaa syrjiviin lopputuloksiin. Työnantajan ja työntekijän välinen valtasuhde korostaa tarvetta erityiseen huolellisuuteen.

Informoi ja osallista henkilöstöä ajoissa

Jo voimassa oleva yhteistoimintalainsäädäntö voi edellyttää teknologisten muutosten käsittelyä henkilöstön kanssa. Elokuusta 2026 alkaen tekoälyasetus tuo lisäksi nimenomaisen velvoitteen informoida henkilöstön edustajia ja asianomaisia työntekijöitä ennen suuririskisen tekoälyjärjestelmän käyttöönottoa. Koska informointi tapahtuu kansallisen lainsäädännön puitteissa, voi tämä käytännössä joissain tilanteissa tarkoittaa myös muutosneuvottelujen käynnistämistä.

Huolehdi ja ylläpidä tekoälylukutaitoa

Työnantajalla on ollut jo helmikuusta 2025 lähtien velvollisuus varmistaa, että tekoälyjärjestelmiä käyttävällä henkilöstöllä on riittävä tekoälylukutaito. Kyse ei ole teknisestä syväosaamisesta, vaan ymmärryksestä siitä, miten tekoäly toimii, mitä riskejä ja rajoituksia sen käyttöön liittyy sekä millaisia eettisiä ja oikeudellisia kysymyksiä se herättää. Osaamisen tulee vastata kunkin työntekijän tehtäviä ja sitä on myös asianmukaisesti ylläpidettävä.

Huomioi muu olennainen lainsäädäntö

Tekoälyn käyttö ei tapahdu sääntelytyhjiössä. Työnantajan on huomioitava muun muassa yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolainsäädäntö sekä työelämän tietosuojasääntely. Automaattiseen päätöksentekoon liittyy erityisiä rajoituksia, ja monissa tapauksissa on suositeltavaa laatia tietosuojan vaikutustenarviointi (DPIA). Läpinäkyvyys ja tietojen käsittelyn lainmukaisuus, esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn asianmukaiset oikeusperusteet, ovat keskeisiä periaatteita.

Rakenna toimivat sisäiset prosessit tekoälyn käyttöä varten

1. 1. Onhan valvonta kunnossa? Tekoälyjärjestelmien käyttö edellyttää toimivaa hallintamallia ja inhimillistä valvontaa. Työnantajan on nimettävä vastuuhenkilöt, joilla on riittävä osaaminen ja valmiudet seurata tekoälyjärjestelmien toimintaa ja puuttua niiden tuottamiin lopputuloksiin. Lisäksi työnantajan on varmistettava, että tekoälyä käytetään järjestelmän toimittajan ohjeiden mukaisesti ja että käytössä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimet.
   2. Onhan tekoälyjärjestelmällä käytössään tarvittava data? Tekoälyn toiminta perustuu sen käyttämään dataan, jonka on oltava laadukasta, tarkoituksenmukaista ja ajantasaista. Puutteellinen tai virheellinen tieto voi vinouttaa algoritmia ja johtaa epäasianmukaiseen päätöksentekoon. Työnantajan on siksi huolehdittava datan laadusta ja säännöllisestä arvioinnista.
   3. Onko dokumentaatio kunnossa? Huolellinen dokumentointi on keskeinen keino osoittaa tekoälyn käytön lainmukaisuus. Työnantajan on syytä säilyttää muun muassa vaikutusarvioinnit, henkilöstön kanssa käytyä vuoropuhelua koskevat asiakirjat, sopimukset tekoälytoimittajien kanssa, koulutusmateriaalit sekä käytön seurantaa koskevat tiedot. Tekoälyjärjestelmien tuottamat lokitiedot on säilytettävä vähintään kuuden kuukauden ajan.
   4. Onhan riskienhallinta järjestetty asianmukaisesti? Tekoälyjärjestelmien toimintaa on seurattava ja testattava säännöllisesti, jotta ne eivät tuota syrjiviä tai virheellisiä lopputuloksia. Työnantajan on hyvä laatia kirjalliset ohjeet tekoälyn käytölle ja valvonnalle sekä dokumentaation arkistoinnille. Työnantajan on myös syytä varmistaa poikkeamatilanteiden raportointimekanismit, sillä vakavista vaaratilanteista on ilmoitettava viipymättä tekoälypalvelun tarjoajalle ja toimivaltaiselle viranomaiselle.

Muista työnantajan lopullinen vastuu

Tekoäly ei siirrä vastuuta työnantajalta. Jos esimerkiksi työvuorosuunnittelussa käytetty algoritmi suosii systemaattisesti tiettyjä työntekijöitä antamalla heille parempia työvuoroja, näennäisesti neutraalit valintakriteerit johtavat tosiasiassa perheellisten työntekijöiden syrjintään tai työvuorolistat eivät täytä työaikalainsäädännön vaatimuksia, työnantaja vastaa tehdyistä päätöksistä. Pelkkä vetoaminen algoritmin toimintaan ei riitä, vaan työnantajan on pystyttävä tarvittaessa osoittamaan toimineensa lain mukaisesti. Tätä velvollisuutta on käytännössä mahdotonta täyttää ilman riittävää ymmärrystä käytettyjen järjestelmien toimintaperiaatteista.

Lopuksi

Tekoälyasetuksen vaatimukset edellyttävät monilta työnantajilta sekä teknisiä että organisatorisia muutoksia työpaikalla. Samalla ne haastavat pohtimaan työnjohto-oikeuden, tehokkuuden ja työntekijöiden yksityisyyden välistä tasapainoa uudella tavalla. Elokuun 2026 määräaika lähestyy nopeasti, ja ennakoiva valmistautuminen vähentää oikeudellisia ja toiminnallisia riskejä merkittävästi. Asiantuntevalla tuella tekoälyn käyttöönotto ja käytännön hyödyntäminen voidaan toteuttaa hallitusti ja lainmukaisesti. Autammekin mielellämme työnantajia kaikissa tekoälyyn, työoikeuteen ja tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä.

Read more about our services for Employment Law.