Nordia Law

Nykyään on varsin tavanomaista, että työntekijä, joka on tottunut tekemään etätöitä Suomessa, haluaa lähteä tietyksi ajanjaksoksi etätöihin ulkomaille. Ulkomailla etätyöskentely saatetaan esimerkiksi yhdistää ulkomailla pidettävään lomaan tai vaihtoehtoisesti karataan Suomen talven ajaksi ulkomaille etätöihin. Työntekijän siirtyminen etätöihin Suomen rajojen ulkopuolelle ja etätyöskentely ulkomailla vaatii työntekijän omien valmistelujen lisäksi tietynlaista etukäteistä valmistautumista myös työnantajalta.

Tässä artikkelissa käsitellään muutamia tärkeitä asioita, joita työnantajan tulisi selvittää ja ottaa huomioon valmistautuessaan työntekijän lähtöön ulkomaille etätöihin. Kohdemaa, jonne työntekijä on lähdössä vaikuttaa merkittävästi siihen, millaisia etukäteisiä selvitystöitä työntekijän ulkomaille etätöihin lähtö vaatii.

Ulkomailla suoritettavan etätyön ehdoista on suositeltavaa laatia erillinen työsopimuksen liitteeksi tuleva etätyösopimus, jolla työntekijä ja työnantaja sopivat ulkomailla suoritettavaan etätyöhön soveltuvista ehdoista.

Etätyö ja Suomen sosiaaliturva

Ulkomailla etätyötä tekevä työntekijä ei kuulu automaattisesti Suomen sosiaaliturvaan. Pääsäännön mukaan työnantajan tulee vakuuttaa Suomessa tehtävä etätyö Suomen lainsäädännön mukaan ja ulkomailla tehtävä etätyö puolestaan työntekomaan lakien mukaan. Poikkeuksen tähän pääsääntöön luovat kuitenkin EU:n sosiaaliturva-asetus sekä Suomen erinäisten maiden kanssa erikseen tekemät sosiaaliturvasopimukset, joiden perusteella on sovittu siitä, että työntekijä vakuutetaan vain yhden maan lainsäädännön nojalla kerallaan. Jos taas kyseessä on niin sanottu sopimukseton maa, voi syntyä tilanne, jossa työntekijä on joko tuplavakuutettu (työnantaja joutuu maksamaan työntekijän vakuutusmaksut sekä Suomeen että kohdemaahan) tai että työntekijä ei ole lainkaan vakuutuksen piirissä.

Välttyäkseen tilanteelta, jossa työnantajan tulisi erikseen lähteä selvittämään kohdemaan lainsäädäntöä, työnantaja voi tietyissä tilanteissa hakea ulkomailla työskentelevälle työntekijälleen todistusta osoitukseksi siitä, että työntekijä kuuluu Suomen sosiaaliturvaan myös ulkomailla työskentelynsä ajan (”A1-todistus”). A1-todistuksen voi saada vain, jos työtä tehdään EU/ETA-maassa, Sveitsissä tai maassa, jonka kanssa Suomi on tehnyt sosiaaliturvaa koskevan sopimuksen. A1-todistuksen saamisen edellytyksenä on myös, että etätyö ulkomailla on tilapäistä (kesto enintään kaksi vuotta), työtä tehdään suomalaisen työnantajan lukuun ja työntekijä kuuluu ulkomaille etätöihin lähtiessään Suomen sosiaaliturvan piiriin.

A1-todistusta kannattaa hakea hyvissä ajoin ennen ulkomaantyön alkua. Hakemuksen tekee työnantaja Eläketurvakeskuksen sähköisessä asiointipalvelussa. Kun työntekijälle on myönnetty A1-todistus, työnantaja maksaa sosiaaliturvamaksut työntekijän osalta normaalisti Suomeen. A1-todistus kattaa ratkaisun koko Suomen sosiaaliturvasta eli kaikki sosiaalivakuutusmaksut maksetaan työntekijän osalta Suomeen ja A1-todistuksen haltijalla on normaalisti oikeus Suomen työeläke-, työtapaturmavakuutus-, sairaanhoito-, perhe- ja muihin sosiaaliturvaetuuksiin. Näyttämällä A1-todistusta työntekijä voi ulkomailla oleskellessaan osoittaa kuuluvansa edelleen Suomen sosiaaliturvaan.

Jos työntekijä lähtee etätöihin sopimuksettomaan maahan, tulee työnantajan huolehtia työnantajan lakisääteisistä vakuutuksista kohdemaan lakien mukaan ja maksaa vakuutusmaksut ko. maahan. Kunkin kohdemaan sääntely tulee selvittää tällaisissa tilanteissa tapauskohtaisesti erikseen.

Muut vakuutukset

Työnantajan lakisääteinen työtapaturmavakuutus kattaa vain suppean määrän vahinkoja ja näiden vahinkojen on tullut sattua nimenomaan työtehtäviä suoritettaessa. Työnantaja on voinut ottaa työntekijöidensä hyväksi lisävakuutusturvaa erinäisillä vakuutustuotteilla (esim. vapaa-ajan tapaturmavakuutus, etätyövakuutus tai työnantajan työntekijälle ottama matkavakuutus, joka kattaa myös työntekijän vapaa-ajan). Etätyösopimusta laadittaessa on syytä selvittää, onko työnantajalla olemassa työntekijöidensä hyväksi jotain lisävakuutuksia ja miten näiden mahdollisten vakuutusten ehdot soveltuvat etätyöskentelyyn ulkomailla.

Vaikka työnantaja olisi ottanut työntekijöidensä hyväksi matkavakuutuksen, lähtökohtaisesti tilanne, jossa työntekijä lähtee omasta tahdostaan etätöihin ulkomaille, ei kuulu työnantajan matkavakuutuksen piiriin. Tämä johtuu siitä, että kyseessä ei ole työmatka tai ulkomaankomennus, jonne työnantaja olisi työntekijän lähettänyt töitä tekemään, vaan ulkomaille etätöihin lähtö on tapahtunut työntekijän aloitteesta. Etätyötä ulkomailla koskevassa sopimuksessa on tärkeä sopia, että työntekijä vastaa itse omasta matkavakuutuksestaan ulkomailla etätyöskentelyn aikana.

Työterveys, työhyvinvointi ja työturvallisuus

Etätöissä ollessaan työntekijällä on suurempi vastuu monista työhyvinvointiin liittyvistä seikoista, toisin kuin työnantajan tarjoamissa toimitiloissa työskenneltäessä. Työnantajalla ei ole velvollisuutta tarjota ulkomaille etätöihin lähteneelle työntekijälleen työterveyspalveluita ulkomailla. Ennen työntekijän lähtöä ulkomaille etätöihin työnantajan on syytä selvittää oman työterveyshuoltosopimuksensa kattavuus. Mikäli työnantajan työterveyshuoltosopimukseen kuuluu erinäisiä työterveyshuollon etäpalveluita, voidaan tällaiset mahdollisesti tarjota myös ulkomailla etätöissä olevalle työntekijälle.

Huomionarvoista on, että työturvallisuuslaki ei lähtökohtaisesti sovellu ulkomailla tehtävään etätyöhön. Tämä ei kuitenkaan merkitse sitä, että työnantajan velvollisuus huolehtia työturvallisuudesta etätöissä ulkomailla olevan työntekijän osalta poistuisi kokonaan. Työnantajan velvollisuus huolehtia työturvallisuudesta on ulkomailla etätyöskentelevän työntekijän osalta suppeampi verrattuna sellaisiin työntekijöihin, jotka tekevät töitä työnantajan tarjoamissa toimitiloissa Suomessa. Työntekijällä on näin ollen suurempi vastuu huolehtia itse omasta työturvallisuudestaan, työergonomiastaan ja muista työskentelyolosuhteistaan kohdemaassa.

Koska työnantajalla ei ole ulkomailla etätyöskentelevän työntekijänsä osalta mahdollisuutta valvoa työntekijää samalla tavoin kuin työnantajan toimitiloissa työskentelevää työntekijäänsä, siirtyy työntekijälle enemmän vastuuta huolehtia työntekopaikkaansa liittyvistä työturvallisuus- ja työhyvinvointiliitännäisistä asioista. Työnantajan tulisi huolehtia, että työnantajalla on olemassa selkeät ja kattavat ohjeistukset niistä toimintamalleista, joita ulkomailla etätyöskentelyyn sovelletaan. Tällä tavoin voidaan välttyä ikäviltä jälkikäteisiltä selvityksiltä vastuunjaosta ulkomaan etätyöhön liittyvissä ongelmatilanteissa.

Veroasiat ja kohdemaan työlainsäädäntö

Työntekijän ansiotuloverotus säilyy pääsääntöisesti lyhyissä ulkomaan etätyöjaksoissa Suomessa. Työskentelyvaltiolle saattaa kuitenkin tietyissä etätyötapauksissa syntyä oman paikallisen lainsäädäntönsä mukaan verotusoikeus työntekijän palkkaan. Tästä syystä ulkomaille etätöihin lähdettäessä on aina syytä selvittää kohdemaan paikalliset lainsäädännöt sekä mahdollisen verosopimuksen määräykset siitä, syntyykö työntekijän palkan osalta raportointivelvollisuutta ansiotulosta kohdemaalle siitä huolimatta, että ansiotulo verotetaankin Suomessa.

Työntekijän etätyöskentely ulkomailla voi tietyin edellytyksin muodostaa työnantajalle kiinteän toimipaikan kohdemaahan. Kiinteän toimipaikan muodostuminen määritellään tapauskohtaisesti kohdemaan paikallisen lainsäädännön sekä verosopimusten perusteella ja työntekijän ja työnantajayhtiön tapauskohtaiset olosuhteet huomioiden. Mikäli työnantajalle muodostuu kiinteä toimipaikka etätyöskentelyvaltioon, voi tästä koitua suomalaiselle työnantajalle tiettyjä viranomais-, vero ja raportointivelvollisuuksia kohdemaassa.

Työnantajan tulisi myös pääpiirteittäin selvittää kohdemaan työlainsäädäntöä, sillä työntekijän etätyöskentely ulkomailla edellyttää kohdemaan pakottavan työoikeudellisen lainsäädännön noudattamista. Kyseeseen saattaa esimerkiksi tulla tilanne, jossa kohdemaassa on säädetty Suomea tiukempia työnantajalle asetettuja lakisääteisiä velvollisuuksia, joita suomalaisen työnantajan tulisi noudattaa tilanteessa, jossa työntekijä tekee etätöitä ulkomailla.

Ulkomaan etätyöskentelyssä huomioitavia seikkoja

Työntekijän näkökulmasta katsottuna ulkomaan etätyöskentelyyn sisältyy myös useita kohdemaasta riippuvaisia asioita, joita tulisi selvittää ulkomaille etätöihin lähdettäessä. Lähtökohtaisesti EU-kansalaisten ei tarvitse toisessa EU-maassa asuessaan hakea oleskeluasiakirjaa ensimmäisten kolmen kuukauden aikana, mutta jos oleskelu ylittää tämän jakson, saattaa kohdemaa vaatia työntekijän oleskelun rekisteröimistä kohdemaahan. Lisäksi jos etätyöhön lähdetään ns. kolmanteen maahan, tulee työntekijän selvittää kohdemaan mahdolliset viisumi-, työlupa- yms. asiat kunkin kohdemaan osalta erikseen.

Työsopimuksen liitteeksi tulevaan etätyösopimukseen on syytä kirjata, että työntekijä huolehtii ulkomailla tapahtuvan etätyön ajan työnantajan tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteiden noudattamisesta sekä pitää itse kustannuksellaan huoltaa siitä, että työntekijän käytettävissään on toimintavarma verkkoyhteys ulkomailla työskentelyn ajan. Etätyösopimukseen voi myös sisällyttää ehdon siitä, että työntekijällä on velvollisuus omalla kustannuksellaan palata takaisin Suomeen, mikäli verkkoyhteys etätöissä ei toimi tai työnantaja vaatii muutoin työntekijän läsnäoloa tärkeissä kokouksissa tai tapahtumissa. Huomionarvoista on myös se, että etätyösopimukseen voidaan ottaa irtisanomisehto, jonka perusteella työnantaja voi tiettyä irtisanomisaikaa noudattaen irtisanoa etätyösopimuksen (ilman että itse työsopimus irtisanottaisiin) ja tällä tavoin työnantaja voi velvoittaa työntekijän palaamaan työskentelemään takaisin työnantajan toimitiloihin.

Tarjoamme laaja-alaisesti neuvontaa työoikeudellisissa kysymyksissä. Avustamme yritysasiakkaitamme mm. rajat ylittävissä työskentelytilanteissa, kuten työntekijöiden ulkomaan komennuksiin, työntekijöiden etätyöskentelyyn ulkomailla tai Suomessa sekä globaaleihin liikkuvuuskysymyksiin liittyvissä asioissa.

Kuulumme kansainväliseen LAWorld-verkostoon, joka koostuu yhteensä lähes kuudestakymmenestä keskikokoisesta, itsenäisestä asianajotoimistosta ympäri maailman. LAWorld-verkoston kumppanitoimistojemme yhteistyön avulla pystymme tarjoamaan globaalisti neuvontaa kansainvälisiä piirteitä sisältävissä työoikeudellisissa asioissa.

Lue lisää työoikeuteen liittyvistä palveluistamme.