Muutosneuvottelut – mitä työnantajan tulee huomioida?

Työnantaja voi joutua harkitsemaan henkilöstönsä vähentämistä tai heidän työsopimuksensa olennaisen ehdon yksipuolista muuttamista tuotannollisella ja taloudellisella perusteella, jolloin työnantajan käytävä yhteistoimintalain mukaiset muutosneuvottelut. Työvoiman vähentäminen kattaa työsuhteen irtisanomisen, lomauttamisen tai osa-aikaistamisen.

Yhteistoimintalaki edellyttää, että muutosneuvottelut käydään yhteistoiminnan hengessä yksimielisyyden saavuttamiseksi. Näin ollen neuvottelut eivät voi olla pelkkä työnantajan järjestämä tiedotustilaisuus henkilöstölle, vaan työntekijäpuolen kanssa on neuvoteltava hyvässä vuorovaikutuksessa työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet samalla varmistaen. Myös mahdolliset työehtosopimukset ovat tärkeä tarkistaa ennen neuvottelujen järjestämistä, sillä ne voivat sisältää neuvotteluedellytyksiä koskevia määräyksiä.

Kenellä on velvollisuus järjestää muutosneuvottelut?

Muutosneuvotteluvelvollisuus on yrityksellä, jossa työskentelee säännöllisesti vähintään 20 työntekijää. Määrää tarkastellaan yrityskohtaisesti, joten esimerkiksi konsernissa yhteistoimintalain soveltaminen määräytyy kunkin konserniyhtiön palveluksessa olevan työntekijämäärän mukaisesti, eikä koko konsernin henkilöstömäärän mukaan. Määrää ei sen sijaan tarkastella esimerkiksi toimipistekohtaisesti, vaan tällöin henkilöstömäärää laskettaessa huomioidaan yrityksen kaikkien toimipisteiden työntekijät. Työsuhteiden tulee olla säännöllisiä, eli esimerkiksi satunnaiset tai kausivaihteluihin liittyvät muutokset eivät pääsääntöisesti heijastu työntekijämäärään. Työntekijöihin lasketaan toistaiseksi voimassa olevat sekä määräaikaiset työsuhteet, mutta ei esimerkiksi yrityksen käyttämiä vuokratyöntekijöitä tai alihankkijan palveluksessa olevia työntekijöitä.

Missä vaiheessa muutosneuvottelut aloitetaan?

Työnantajan olisi hyvä valmistella muutosneuvottelujen asiasisältö siihen vaiheeseen, että työnantaja voi antaa työntekijöille asianmukaisen neuvotteluesityksen ja täyttää siten oman tiedonantovelvoitteensa ennen neuvottelujen aloittamista. Työnantaja ei kuitenkaan saa ennen muutosneuvottelujen järjestämistä tehdä mitään päätöstä muutosneuvottelujen jälkeisistä toimenpiteistä vaan neuvottelut on käytävä siten oikea-aikaisesti, että henkilöstöllä on todellinen mahdollisuus vaikuttaa työnantajan ratkaisuihin aidon vuoropuhelun kautta. On myös tärkeä huomioida, että työnantajan päätökseen rinnastuu myös sellaisen yrityksen päätös, joka käyttää määräysvaltaansa työnantajaan nähden.

Ketkä ovat muutosneuvottelujen osapuolina?

Muutosneuvottelut käydään työnantajan ja henkilöstön edustajien kesken. Mikäli työntekijöillä ei ole edustajaa, neuvotteluihin osallistuvat kaikki neuvotteluiden kohteena olevat työntekijät yhdessä. Jos työnantajan harkitsema toimenpide koskee vain yksittäistä työntekijää, voidaan tästä neuvotella myös vain työnantajan ja kyseisen työntekijän kesken. Tällöin työntekijä voi kuitenkin edellyttää, että neuvottelut käy työntekijöiden edustaja tai hän on läsnä neuvotteluissa.

Muutosneuvottelujen eteneminen

Neuvottelujen aloittaminen

Työnantajan on annettava kirjallinen neuvotteluesitys henkilöstölle viimeistään viisi päivää ennen muutosneuvottelujen aloittamista. Tämä aika ei ole osa neuvotteluaikaa, vaan varmistaa vain osaltaan sitä, että työntekijöillä on riittävä aika tutustua tulevaan neuvottelutarpeeseen.

Neuvotteluesityksestä on käytävä ilmi neuvottelujen aloitusaika ja -paikka, pääkohdittainen ehdotus käsiteltävistä asioista, suunnitellut toimenpiteet ja niiden perusteet, alustava arvio kohteena olevasta henkilöstömäärästä, selvitys toimenpiteiden kohteiksi joutuvien henkilöiden määräytymisperiaatteista sekä aikatauluarvio toimenpiteiden täytäntöönpanolle.

Jos jokin tieto ei ole saatavilla vielä neuvotteluesitystä annettaessa, tulee kyseinen tieto antaa viimeistään muutosneuvottelujen alkaessa. Jos tällainen puuttuva tieto on olennainen ensimmäisessä kokouksessa käsiteltävän asian kannalta, kyseisen asian käsittelyä on siirrettävä työntekijäpuolen vaatimuksesta. Tällainen vaatimus ei kuitenkaan tarkoita sitä, että koko muutosneuvottelujen ajankohtaa olisi siirrettävä, vaan neuvottelut voidaan aloittaa käytettävissä olevin tiedoin ja vain puutteellisen asiakokonaisuuden käsittely siirretään seuraavaan kokouskertaan. Puutteellisuus ei kuitenkaan saa tällöin olla niin merkittävä, että yhteistä käsitystä itse neuvoteltavista kysymyksistä ei synny.

Neuvotteluesitys on toimitettava myös työ- ja elinkeinotoimistolle viimeistään muutosneuvottelujen alkaessa.

Neuvottelujen kesto

Pääsääntöinen neuvotteluaika on kuusi viikkoa. Neuvotteluaika voi kuitenkin olla vain 14 päivää, jos neuvottelut koskevat alle 10 työntekijän vähentämistä tai työsopimuksen olennaisen ehdon muutosta taikka lomauttamista enintään 90 päiväksi, työnantajan palveluksessa on säännöllisesti alle 30 työntekijää, tai työnantaja on yrityssaneerausmenettelyn kohteena.

Neuvottelujen kirjaaminen

Työnantajan on pyynnöstä pidettävä neuvotteluista pöytäkirjaa. Pöytäkirjaan on kirjattava ainakin neuvotteluajankohta, osallistujat, neuvottelujen tulokset sekä mahdolliset eri mieltä olleiden kannanotot. Vaikka pöytäkirjan laatiminen ei ole työnantajalle automaattinen velvoite, on neuvotteluiden kirjaaminen molempien osapuolten kuittauksin erittäin suositeltavaa. Allekirjoituksellaan osapuolet vahvistavat neuvotteluiden kulun ja omat näkemyksensä, jotka voidaan tarvittaessa näistä pöytäkirjoista myöhemmin varmistaa.

Neuvottelujen sisältö

Muutosneuvotteluissa käsitellään ainakin henkilöstöön kohdistuvien toimenpiteiden perusteita, vaikutuksia ja vaihtoehtoja muun muassa tällöisten toimenpiteiden kohteena olevan henkilöpiirin rajoittamiseksi tai työntekijöille aiheutuvien kielteisten seurausten lieventämiseksi. Neuvotteluissa on käsiteltävä esimerkiksi koulutus- ja uudelleensijoittamismahdollisuudet sekä työaikajärjestelyt tai muut mahdolliset vapaaehtoiset järjestelyt. Työntekijäpuolella on oikeus esittää vaihtoehtoisia ratkaisuja tai ehdotuksia muutosneuvotteluissa käsiteltäville asioille. Mikäli työnantaja ei pidä näitä mahdollisina tai toteuttamiskelpoisina, on sen riittävässä laajuudessa perusteltava kielteinen näkökantansa työntekijäpuolelle.

Neuvotteluihin osallistuvien työntekijöiden tiedonsaantioikeus

Työntekijöille on annettava riittävät tiedot neuvotteluissa käsiteltävistä asioista, jotta heillä on todellinen mahdollisuus vaikuttaa työnantajan harkitsemiin ratkaisuihin. Työnantajalla ei ole kuitenkaan velvollisuus luovuttaa tietoja, jos tästä voisi objektiivisesti arvioiden aiheutua merkittävää haittaa tai vahinkoa yritykselle tai sen toiminnalle. Tätä mahdollisuutta on kuitenkin syytä tulkita suppeasti, ja se kattaa esimerkiksi pörssiyhtiöiden lakisääteiset salassapitovelvoitteet. Pääsääntönä on siten varmistaa, että työntekijäpuolella on asianmukaiset tiedot omien vaikutusmahdollisuuksiensa käyttämiseksi.

Neuvottelujen päättäminen ja työnantajan selvitys

Muutosneuvottelut katsotaan asianmukaisesti järjestetyksi, kun ne on käyty yhteistoimintalain asettamien vaatimusten mukaisesti. Tässä on hyvä huomioida erityisesti, että muutosneuvottelujen sisältöä koskevat vaatimukset on täytetty. Laki ei sen sijaan aseta edellytyksiä muutosneuvotteluissa järjestettävien neuvottelukokousten määrälle, vaan se riippuu aina käsiteltävän asian laadusta ja tarpeesta.

Vaikka muutosneuvottelujen tavoitteena on yhteisymmärryksen löytäminen, lopullisen päätöksen tarvittavista toimenpiteistä tekee työnantaja. Tämä päätös tulee kuitenkin tehdä vasta neuvottelujen päättymisen jälkeen. Työnantajan on esitettävä kohtuullisen ajan kuluessa neuvottelujen päättymisestä neuvottelujen osapuolille selvitys, joka sisältää arvion työnantajan harkitsemasta päätöksestä, toimenpiteiden kohteena olevasta työntekijämäärästä, mahdollisten lomautusten kestoista sekä aikataulusta toimenpiteiden täytäntöönpanolle.

Hyvitys

Jos työnantaja ei tahallisesti tai huolimattomuuttaan noudata muutosneuvotteluille asetettuja yhteistoimintalain mukaisia velvoitteita, tehden esimerkiksi työvoiman vähentämistä koskevan päätöksen ennen neuvottelujen järjestämistä, työnantaja voi joutua maksamaan hyvitystä työntekijöille. Hyvityksen määrä on enintään 35.000 euroa per työntekijä ja sen määrää arvioitaessa huomioidaan muun muassa rikkomisen laajuus ja moitittavuus sekä työnantajan pyrkimykset korjata menettelynsä. Hyvityksen osalta on hyvä huomioida, että jos työnantaja on irtisanonut vähintään 10 työntekijää, hyvityksen suuruutta alentavana ei pidetä sitä, että työnantaja ei ole saanut yritysryhmässä määräysvaltaa käyttävältä yritykseltä muutosneuvotteluissa tarvittavia riittäviä tietoja.

Vähentämisjärjestys

Mikäli muutosneuvottelujen myötä päädytään vähentämään henkilöstöä, joutuu työnantaja harkitsemaan neuvotteluissa läpikäytyjen arviointikriteerien pohjalta, ketkä valikoituvat irtisanottavien joukkoon. Laki ei aseta määräyksiä vähentämisjärjestykselle, mutta edellyttää kuitenkin, että ketään ei saa irtisanoa syrjivin tai epäasiallisin perustein. Tällaisia perusteita ovat esimerkiksi ikä, sukupuoli, kansalaisuus tai terveydelliset syyt. Lisäksi korotetun lakisääteisen irtisanomissuojan alla ja siten erityisasemassa ovat raskaana tai perhevapaalla olevat työntekijät, asevelvollisuutta tai siviilipalvelusta suorittavat henkilöt sekä henkilöstön edustajana toimivat luottamusmies, luottamisvaltuutettu tai yhteistoimintaedustaja. Tällöin tuotannollisilta ja taloudellisilta perusteilta pääsääntöisesti edellytetään, että työnantajan toiminta päättyy kokonaan.

Myös mahdollisesti soveltuvat työehtosopimukset voivat asettaa edellytyksiä vähentämisjärjestykselle. Työehtosopimukset voivat suojella esimerkiksi tärkeitä tai erikoistehtäviin tarvittavia työntekijöitä taikka työkykynsä samalla työnantajalla menettäneitä, sekä edellyttää kiinnittämään huomiota työsuhteiden kestoaikaan ja kunkin työntekijän huoltovelvollisuuden määrään.

Valittu vähentämisjärjestys on perusteltava ja perustelujen riittävyys arvioidaan tarvittaessa toimivaltaisessa tuomioistuimessa.

Onko muutosneuvottelujen järjestäminen teillä ajankohtaista?

Jokainen työnantaja päättää, millaista liiketoimintaa sen yrityksessä harjoitetaan. Joskus kuitenkin voi tulla tilanne, jossa työnantajan toimintaedellytykset edellyttävät pohdintaa esimerkiksi työvoiman vähentämisestä. On hyvä pitää mielessä, että muutosneuvotteluperusteen ja tarvittavien toimenpiteiden välillä tulee olla ajallinen yhteys, eli muutosneuvotteluja ei ole tarkoituksenmukaista käydä varmuuden vuoksi ilman, että työnantajalla olisi aitoa tarvetta harkita toimenpiteitä tuotannollisilla ja taloudellisilla perusteilla juuri sillä hetkellä. Muutosneuvottelujen läpikäyminen vaatii yritykseltä tarkkuutta prosessissa ja monipuolista pohdintaa vaihtoehtojen välillä. Näin ollen, mikäli muutosneuvottelujen järjestäminen tai niihin liittyvät menettelyvaatimukset ovat teillä mahdollisesti ajankohtaisia tai herättävät muutoin kysymyksiä, autamme mielellämme kaikissa neuvottelujen järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvissä työoikeudellisissa kysymyksissä.

Tutustu työoikeuteen liittyviin palveluihimme.