Odotettu askel kohti kansallisia ilmoittajansuojelusäännöksiä

Ilmoittajien suojelua koskevaan ns. whistleblowing-direktiiviin liittyviä kansallisia täytäntöönpanotoimia on odotettu pitkään. Näitä toimenpiteitä on esitelty nyt syksyllä ilmestyneessä uutta ilmoittajansuojelulakia koskevassa hallituksen esityksessä (Hallituksen esitys laiksi Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta ja siihen liittyviksi laeiksi, HE 147/2022 vp).

Tavoitteena on, että ehdotetut lait tulisivat voimaan mahdollisimman pian. Henkilömäärältään säännöllisesti vähintään 50–249 henkilöä työllistävillä organisaatioilla olisi velvollisuus perustaa uusi ilmoituskanava tai varmistaa, että sen nykyinen kanava täyttää ilmoittajansuojelusäännösten edellytykset nykyehdotuksen mukaan 17.12.2023 mennessä. Yli 250 henkilöä työllistävällä organisaatiolla vastaava velvoite on kolmen kuukauden kuluessa kansallisen ilmoittajansuojelulain voimaantulosta. Työnantajien on siten syytä viimein tutustua heitä koskettaviin tuleviin kansallisiin ilmoittajansuojeluvelvoitteisiin.

Mikä on ilmoittajansuojelusäännösten tarkoitus?

Ilmoittajansuojelusäännösten tarkoituksena on mahdollistaa luottamuksellinen ja turvallinen ilmoittaminen organisaatiossa havaituista tai epäillyistä rikkomuksista tai väärinkäytöistä. Säännösten avulla varmistetaan, että tällaista ilmoittajaa suojellaan tehokkaasti mahdollisilta vastatoimilta.

Keitä ilmoittajansuojelusäännökset velvoittavat?

Ilmoittajansuojelusäännökset velvoittavat säännöllisesti vähintään 50 henkilöä työllistävää yksityistä tai julkista organisaatiota perustamaan ilmoituskanavan. Henkilöstömäärää tarkastellaan oikeushenkilökohtaisesti, eli esimerkiksi konserniyhtiö kerrallaan. Tällöin on kuitenkin suositeltavaa arvioida, olisiko konsernitasolla hyvä noudattaa yhteneväisiä käytäntöjä tai järjestää sisäinen, yhteinen ilmoituskanava. Myös pienemmät organisaatiot voivat perustaa oman vapaaehtoisen ilmoituskanavan, johon sovelletaan tulevaa lakia vastaavia säännöksiä.

Ilmoittajansuojelusäännöksiä sovelletaan vain sellaisilla erikseen nimetyillä lainsäädännön aloilla, joilla väärinkäytösten ilmoittaminen katsotaan olevan yleisen edun kannalta tarpeellista. Tällaisia ovat esim. julkiset hankinnat, finanssipalvelut, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen, tuoteturvallisuus, ympäristönsuojelu, elintarviketurvallisuus tai kuluttajansuoja.

Keitä ilmoittajansuojelusäännöksillä suojellaan?

Ilmoittajana suojellaan luonnollista henkilöä, joka on saanut tietoa rikkomuksesta tai väärinkäytöstä työssään tai sen yhteydessä. Henkilön tulee olla työnsä, toimensa tai tehtävänsä perusteella taloudellisesti tai muutoin riippuvainen ilmoituksen kohteesta tai kohteen sopimuskumppanista siten, että henkilöllä on erityinen riski joutua vastatoimien kohteeksi. Ilmoittaja voi olla niin itsenäinen ammatinharjoittaja, alihankkijan palveluksessa oleva henkilö, yhtiönsä hyväksi aktiivisesti työskentelevä osakkeenomistaja kuin vapaaehtoistyöntekijä tai harjoittelija. Suojeltavaksi voi ilmoittajan lisäksi tulla esimerkiksi häntä avustanut henkilö tai muu kolmas luonnollinen henkilö, kuten sukulainen, jos tällainen henkilö on sellaisessa asemassa, että hän voi joutua vastatoimien kohteeksi.

Mitä ilmoittajan suojelu käytännössä tarkoittaa?

Ilmoittajaa tulee suojata häneen kohdistuvilta mahdollisilta vastatoimilta. Tällaisia ovat esim. irtisanominen, työtehtävien muuttaminen, palkanalennus, kurinpitotoimen toteuttaminen tai muut epäedulliset seuraukset. Syy-yhteys tehdyn ilmoituksen ja toteutetun vastatoimen välillä arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Ilmoittajaa on suojattava myös menettelyltä, jonka tarkoituksena on tiedon ilmoittamisen tai julkistamisen estäminen esim. uhkaamalla vastatoimella tai vetoamalla perusteetta tiedon ilmaisemista rajoittavaan, laissa säädettyyn salassapitovelvoitteeseen.

Jos ilmoittajaan tai muuhun säännösten perusteella suojeltavaan henkilöön kohdistetaan edellä kuvattuja toimenpiteitä, voi organisaatio joutua maksamaan kyseiselle henkilölle hyvitystä ja tapauskohtaisesti myös mahdollista vahingonkorvausta esim. työsuhteen perusteettomasta päättämisestä.

Milloin ilmoittaja saa ilmoittajansuojaa?

Ilmoittajalla tulee olla objektiivisesti arvioiden perusteltu syy uskoa, että hänen ilmoittamaansa rikkomusta koskevat tiedot pitävät paikkansa ilmoitushetkellä ja että tällainen tieto kuuluu (matalalla kynnyksellä arvioituna) ilmoittajansuojelusäännösten soveltamisalaan. Ilmoitettavasta tiedosta ei tarvitse olla konkreettista näyttöä, mutta se ei voi perustua vain esimerkiksi huhuun tai kokonaan jo julkistettuun tietoon. Ilmoituksia ei saa myöskään tehdä vain vahingoittamismielessä tai ilkivaltaisesti.

Lisäksi edellytetään, että ilmoittamisessa noudatetaan kolmiportaista ilmoittamismenettelyä:

1. Ilmoitus tehdään ensi sijassa sen organisaation ilmoituskanavaan, jossa rikkominen tai väärinkäytös on havaittu.
2. Ilmoitus tehdään toissijaisesti oikeuskansleriviraston keskitettyyn ilmoituskanavaan tai toimivaltaiselle viranomaiselle.
3. Viimesijaisesti (ja poikkeuksellisesti) tiedot julkistetaan.

Millainen on vaadittu ilmoituskanava?

Organisaatio voi perustaa ilmoituskanavan itse tai antaa sen järjestämisen kokonaan tai osin ulkopuolisen palveluntarjoajan tehtäväksi. Jälkimmäisessä vaihtoehdossa lopullinen vastuu suojeluvelvoitteiden täyttämisestä on kuitenkin itse organisaatiolla.

Organisaation on varmistettava, että ilmoitusten käsittely on puolueetonta ja riippumatonta siten, että eturistiriitoja ei syntyisi. Näin ollen ilmoituksia saa käsitellä vain organisaation tehtävään nimeämä vastuuhenkilö tai -henkilöt.

Organisaatio saa itse määrittää, millaisen ilmoituskanavan se ottaa käyttöön. Edellytyksenä on, että ilmoittaminen onnistuu suullisesti tai kirjallisesti, ja että ilmoittajan henkilöllisyys säilyy luottamuksellisena. Ilmoituskanavan lisäksi organisaatiossa on oltava selkeät käytännöt ja prosessi sille, miten ilmoittajalle kuitataan ilmoituksen vastaanotto ja ilmoituksen mahdollisesti aikaansaamat toimenpiteet tulevan lain asettamien määräaikojen puitteissa sekä miten ilmoituksen paikkaansa pitävyys organisaatiossa selvitetään ja tarvittaessa rikkomiseen puututaan. Ilmoituskanavaa perustettaessa ja käytettäessä on huomioitava myös tietosuojalainsäädännön edellytykset ja laadittava mm. tarvittava tietosuojadokumentaatio.

On hyvä huomioida, että ilmoittajansuojelusäännösten nojalla perustettu kanava ei ole työntekijöiden omia työsuhdeasioita koskeva palautekanava, eikä sen piiriin kuulu siten kaikki organisaation toiminta. Tämä on hyvä viestiä selkeästi henkilöstölle ilmoituskanavan käyttöönoton yhteydessä.

Ilmoittajansuojelu on osa organisaation sisäistä riskienhallintaa

Jos yrityksesi kuuluu kokonsa puolesta ilmoittajansuojelusäännösten piiriin, on alustavat valmistelut tarvittavan ilmoituskanavan perustamiseksi hyvä aloittaa pian. Ilmoituskanavan perustaminen vaatii organisaatiolta niin hallinnollisia kuin teknisiä toimenpiteitä ja voi ajallisesti olla työläs prosessi.

Ilmoittajansuojelusäännösten asianmukainen noudattaminen on olennainen osa organisaation omaa riskienhallintaa ja osoittaa organisaation vastuullista toimintaa suhteessa sen henkilöstöön. Mikäli säännösten asettamat velvoitteet herättävät kysymyksiä, autamme mielellämme kaikissa ilmoituskanavan perustamiseen ja ylläpitämiseen liittyvissä työoikeudellisissa kysymyksissä.

Tutustu työoikeuteen liittyviin palveluihimme.