Miten laatia toimiva osakassopimus?
Meiltä kysytään säännöllisesti neuvoja osakassopimuksen laatimiseen. Usein esitetty kysymys on, mistä meidän pitäisi sopia? Osakassopimuksen laatijalle kysymys on haastava, koska osakassopimuksessa pitäisi sopia niistä asioista, jotka ovat sen osapuolille ja osakassopimuksen piirissä olevalla yhtiölle tärkeitä. Siksi prosessi kääntyykin yleensä keskusteluksi siitä, mitkä asiat ovat ne, joista osapuolien olisi hyvä sopia ja miten.
Laki ei edellytä osakassopimuksen laatimista, eikä laissa ole määräyksiä osakassopimuksen sisällöstä. Osakeyhtiölaki määrittää pelisäännöt osakeyhtiön päätöksenteolle ja toiminnalle, mutta se ei ota kantaa esimerkiksi siihen, miten kunkin osakkaan odotetaan panostavan yhtiön toimintaan tai mitä osakkeille tapahtuu, kun osakkaan panostus lakkaa. Yhtiöjärjestys voi sisältää lakia täydentäviä määräyksiä ja asettaa esimerkiksi rajoituksia osakkeiden luovuttamiselle ja hankkimiselle, mutta nämäkin asiat ovat luonteeltaan enemmän teknisiä.
Se, mistä osakassopimuksessa pitäisi sopia ja sopimuksen sisältö itsessään, riippuu olennaisesti siitä, minkälaisesta yhtiöstä on kyse ja miten sen omistajat osallistuvat yhtiön toimintaan. Yleisellä tasolla osakassopimuksen tarkoituksena on aina luoda yhdessä sovitut säännöt ja toimintaperiaatteet yhtiön omistamiselle, johtamiselle ja hallinnoimiselle poikkeustilanteita varten. Näiden asioiden määrittäminen sopimussisällön tasolla vaatiikin syvällisempää ymmärrystä osapuolten tahtotilasta ja tavoitteista.
Osakassopimuksen laatimisen lähtökohtana tulisi olla yhtiön osakkaiden yhteinen näkemys yhtiön ja sen omistuksen tavoitteista. Ne voivat olla hyvinkin erilaisia esimerkiksi yhtiössä, jossa omistajien tavoitteena on kehittää toimintaa kohti tietyn ajan kuluttua tapahtuvaa exitiä ja yhtiössä, josta omistajien tavoitteena on luoda aikanaan seuraavalle sukupolvelle siirtyvä toimija. Toinen iso erottava tekijä on osakkaiden osallistuminen ja sitoutuminen yhtiön toimintaan. Yrittäjävetoisessa teknologia-startupissa lähtökohtana on yleensä osakkaiden täysipäiväinen sitoutuminen työskentelemään yhtiössä, kun taas esimerkiksi pääomavaltaisella alalla toimivassa yrityksessä osa osakkaista voi olla vastuussa yhtiön operatiivisesta toiminnasta ja osa olla mukana puhtaasti pääomasijoittajan roolissa.
Pohjimmiltaan osakassopimuksen tavoite on sama kuin minkä tahansa muunkin sopimuksen. Siihen kirjataan osapuolten sopimat ehdot ja se toimii tulevien riitatilanteiden ennaltaehkäisijänä ja ratkaisun lähteenä. Osapuolilleen osakassopimus antaa mielenrauhaa ja varmuutta siitä, että mahdollisiin poikkeustilanteisiin on varauduttu jo etukäteen. Silti osakassopimuksessakin on omat puutteensa. Sopimus laaditaan usein yhtiön perustamisvaiheessa tai silloin, kun toiminnassa tapahtuu joku isompi muutos esimerkiksi osakaspohjan muuttuessa tai yhtiön saadessa pääomasijoituksen. Ajan myötä osapuolten tahtotila ja tavoitteet voivat muuttua. Siksi osakassopimusta ja sen tarkoituksenmukaisuutta olisikin hyvä tarkastella aika ajoin.
Kokemukseni mukaan valtaosa osakassopimusriidoista liittyy muutamaan asiaan. Ne ovat osakkaan yhtiölle antaman panoksen riittämättömyys muiden osakkaiden mielestä, osakkaan lähteminen yhtiöstä ja osakassopimuksen vastainen toiminta. Erityisesti yrittäjävetoisissa yhtiössä osakkaat suhtautuvat herkästi siihen, että heidän panostuksensa yhtiön toimintaan on oikeassa suhteessa omistukseen. Etenkin startupeissa tulee usein eteen tilanteita, joissa muutaman ensimmäisen vuoden jälkeen perustajatiimin jäsen päättää jättää yhtiön, kun sen toiminta ei olekaan käynnistynyt odotusten mukaisesti tai havaitessaan oman roolinsa yhtiössä muuttuneen sellaiseksi, jossa hän ei näe tulevaisuutta. Nämä ”leaver”-tilanteet ovat jo luontaisesti herkkiä, koska niihin liittyy molemminpuolinen pettymyksen tunne, johon yhdistyy monesti eriävä näkemys lähtevän osakkaan panoksellaan yhtiölle tuottamasta arvosta. Nämä elementit taas ovat omiaan aiheuttamaan osakkeiden luovutukseen liittyviä riitoja. Osakassopimuksen vastainen toiminta puolestaan voi liittyä esimerkiksi kilpailukieltoehdon vastaiseen toimintaan tai laajamittaisten sivutoimien hankkimiseen siten, että ne rajoittavat yhtiön hyväksi käytettävää aikaa.
Kun osakassopimusta aletaan pohtia, osapuolten valmiiksi mietityt kysymykset liittyvät kokemukseni mukaan useimmiten enimmäkseen yhtiön osakkeisiin ja niiden luovuttamiseen. Vaikka nämä asiat ovat osakassopimuksen keskiössä, ne vaativat ympärilleen kontekstin, jossa niitä sovelletaan. Usein kaavamaiset osakkeiden ”kypsymiseen” liittyvät vesting-ehdot ovat helpompia hahmottaa ja keskustella, kuin osakkaiden henkilökohtaiseen sitoutumiseen ja panokseen ja sen laiminlyönnin seurauksiin liittyvät kysymykset. Silti nämä vaikeammat asiat on syytä käydä riittävällä tarkkuudella läpi, jotta osapuolet todella ymmärtävät, mitä ovat sopimassa ja sitoutuvat siihen.
Osakassopimuksista löytyy helposti valmiita pohjia verkosta. Ne antavat hyvän lähtökohdan hahmottaa asioita, joista osakassopimuksessa on syytä sopia. Siitä huolimatta valmiin pohjan käyttämiseen liittyy aina myös riski, jos osapuolet eivät ole miettineet, mistä heidän pitäisi sopia ja mitkä ovat ne asiat, jotka ovat heille ja heidän yhtiölleen olennaisia. Valmis sopimuspohja ohjaa helposti ajatuksia ja johtaa vain muokkaamaan pohjan oman mielen mukaiseksi. Silloin jää huomioimatta, että valmiista pohjasta voi puuttua asioita, joista olisi kyseisessä tapauksessa hyvinkin tärkeä sopia.
Hyvin laadittu osakassopimus antaa sen osapuolille mielenrauhaa ja helpottaa sitoutumista yhtiöön, kun pelisäännöt ja periaatteet ovat selvät. Huono sopimus taas voi johtaa tilanteeseen, jossa osakkaat päätyvät umpikujaan tai pahimmillaan jopa huomaavat sopineensa asioista tavalla, joka on täysin heidän tahtonsa vastaista. Siitä huolimatta sopimus sitoo, ja tilanteen ratkaiseminen voi osoittautua hyvin haastavaksi.
Osapuolet ovat itse parhaita asiantuntijoita sen määrittämisessä, miten sopimukseen kirjattavista asioista halutaan sopia. Tässä työssä ulkopuolisen asiantuntijan roolina on antaa osapuolille ajatuksia ja kertoa eri vaihtoehtoista, miten tietty asia voidaan ratkaista, ja jakaa kokemuksia vastaavista tilanteista. Itse sopimustekstin kirjoittaminen on paras antaa osaavan juristin tehtäväksi, koska sopimusta tulkitaan ensisijaisesti sen sanamuodon mukaisesti. Siksi sopimuksen kieliasun ja sisällön kanssa on syytä olla tarkkana, jotta asiat tulevat kirjatuksi sopimukseen osapuolten tahtotilan mukaisesti.
Osapuoleksi sopimukseen on syytä ottaa myös itse yhtiö. Vaikka sopimuksessa sovittaisiin yhtiön hallinnosta ja sen liiketoiminnan periaatteista, ei sopimus sido yhtiötä, jos se ei ole sopimuksen osapuoli. Jotta sopimuksesta tulee yhtiötä sitova, tulee se lisäksi hyväksyä yhtiön puolelta asianmukaisesti. Osakassopimuksessa sovittavat menettelytavat esimerkiksi päätöksenteon ja varojenjaon osalta ovat yleensä sellaisia, että sopimus tulisi hyväksyä yhtiökokouksessa määräenemmistöllä tai osakkeenomistajien yksimielisellä päätöksellä. Sama menettelytapa koskee myös osakasyhtiöitä, jotka ovat osakassopimuksen osapuolia.
Hyvästäkin sopimuksesta voi syntyä riita. Siksi tärkeä asia on myös sopia tavasta, jolla riidat ratkaistaan. Osakassopimuksissa yleistyvä riitojenratkaisutapa on välitysmenettely, jota puoltaa muutama painava seikka, erityisesti menettelyn nopeus ja luottamuksellisuus. Osakassopimuksessa sovitut asiat ovat normaalisti luonteensa vuoksi sellaisia, että osapuolet harvemmin haluaisivat käsitellä niitä julkisessa prosessissa yleisissä tuomioistuimissa, minkä lisäksi ratkaisun saamisella mahdollisimman nopeasti on suuri merkitys yhtiön toiminnan kannalta.
Kun osakassopimuksen laatiminen tulee ajankohtaiseksi, prosessin voi aloittaa seuraavista asioista:
- Osakkaiden yhteisen tahtotilan määrittäminen yhtiölle ja sen omistamiselle (esim. tavoite omistuksesta irtautumisesta tietyn ajan kuluessa)
- Osakkaiden panoksen ja sitoutumisen asteen määrittäminen (esim. sitoutuminen täysipäiväiseen / osapäiväiseen työskentelyyn, myötävaikuttaminen yhtiön toimintaan muussa roolissa esim. neuvonantajana tai hallituksen jäsenenä)
- Osakkaiden ansainta yhtiöstä (esim. saavatko kaikki osakkaat yhtiöstä palkkaa, kulukorvausten periaatteet, palkanmaksun sitominen tiettyjen välietappien saavuttamiseen, osingonmaksun ja varojenjaon periaatteet)
- Osakkaiden henkilökohtaisten sitoumusten ja toimintavapauden rajoitusten määrittäminen (esim. kilpailukielto, sivutoimet, IPR:t)
- Yhtiön omistusrakenteen kehittäminen (esim. edellytykset ja ehdot uusien osakkaiden ottamiselle)
- Osakkeiden luovutustilanteet (esim. osakkeiden vesting, good/bad -leaver -tilanteet, osakkeista maksettava hinta eri tilanteissa, oikeus omistaa osakkeita yhtiöstä lähtemisen jälkeen vs. velvollisuus aina luovuttaa kaikki osakkeet, jos lähtee yhtiöstä)
- Yhtiön päätöksenteon periaatteet (esim. pyritäänkö yksimielisyyteen, vai riittääkö tietty osakkaiden enemmistö, sekä asiat, joissa vaaditaan yksimielisyyttä tai suurempaa enemmistöä)
- deadlock-tilanteiden ratkaisutapa (esim. osakkeiden pakkomyynti tai velvollisuus tehdä ostotarjous, ulkopuolisen sovittelijan nimeäminen)
- Riidanratkaisuun liittyvät ehdot (esim. välitysmenettelystä tai oikeuspaikasta sopiminen, yhtiön edustajan nimeäminen riitatilanteita varten)
Mikäli osakassopimuksen laatiminen tai päivittäminen tulee teidän yhtiössänne ajankohtaiseksi, juristimme auttavat teitä mieluusti näiden asioiden läpikäymisessä ja uuden tai päivitetyn sopimuksen laatimisessa.
