Vanlige fallgruver ved nedbemanning – og hvordan unngå dem
Nedbemanning er en av de mest krevende prosessene en virksomhet kan stå i. Det påvirker driften, mennesker, kultur og tillit. Likevel ser jeg at mange arbeidsgivere gjør de samme feilene, ofte i beste mening. Resultatet kan bli unødvendige konflikter, svekket omdømme og i verste fall ugyldige oppsigelser.
Her er noen av de vanligste fallgruvene jeg møter i praksis:
Manglende dokumentasjon av behovet
Ved nedbemanning må en oppsigelse være saklig begrunnet i virksomhetens forhold. Det betyr at arbeidsgiver må kunne vise hvorfor nedbemanning er nødvendig, hvilke vurderinger som er gjort, og hvilke alternativer som er vurdert. Mange arbeidsgivere vet at situasjonen er alvorlig, men utarbeider ingen bedriftsøkonomisk analyse som dokumenterer behovet godt nok. Uten skriftlig underlag blir det vanskeligere å forsvare beslutningen i etterkant.
Manglende involvering av tillitsvalgte
Det er ikke bare klokt med tidlig involvering av de ansattes representanter, men i mange tilfeller er det også et lovpålagt krav. Det følger blant annet direkte av arbeidsmiljøloven at arbeidsgiver som vurderer oppsigelse av mer enn 10 ansatte, så tidlig som mulig skal gi informasjon og gjennomføre drøftinger med arbeidstakernes tillitsvalgte.
For snever utvalgskrets
Utvalgskretsen er gruppen ansatte man velger fra når man beslutter hvem som skal sies opp. Utgangspunktet er at hele selskapet må sees under ett, men mange arbeidsgivere snevrer inn utvalgskretsen – for eksempel til ett team eller én avdeling – uten en solid begrunnelse for hvorfor.
Feil ved utvelgelsen
Utvelgelsen av hvem som skal sies opp er ofte det som angripes av arbeidstaker i etterkant. Vanlige feil er mangelfull dokumentasjon av hvilke kriterier som benyttes, hvordan de vektes og evalueringen etter disse. Kriteriene må være saklige, relevante og praktiseres konsekvent. For å sikre etterprøvbarhet bør kriteriene i størst mulig grad være objektive og målbare. Det er heller ingen automatikk i at det er stillingsinnehaverne til de bortfalte stillingene som skal motta oppsigelse.
Ikke å vurdere annet passende arbeid
Arbeidsgiver har plikt til å vurdere om den ansatte kan omplasseres til annet passende arbeid før oppsigelse. Vanlige feil er å kun vurdere stillinger som er helt like eller forhåndskonkludere med at den ansatte “uansett ikke er interessert”. Plikten er vidtrekkende, og i konsernstrukturer er det stillinger i hele konsernet som må vurderes.
Drøftelsesmøter som blir en formalitet
Før arbeidsgiver beslutter oppsigelse av en ansatt skal spørsmålet drøftes med den ansatte. Formålet er at arbeidsgiver skal ha et fullstendig grunnlag for å vurdere sakligheten. Typiske feil er at arbeidsgiver allerede har bestemt seg, og møtet blir en orientering i stedet for en reell drøfting. Ved nedbemanning er drøftelsesmøte viktig for at arbeidstaker skal kunne komme med innspill til annet passende arbeid, og den lovpålagte interesseavveiningen arbeidsgiver skal foreta.
Manglende interesseavveining
Selv om det er dokumentert at arbeidsgiver har behov for gjennomføring av nedbemanning, skal det alltid foretas en interesseavveining av arbeidsgivers behov for å redusere stillinger mot den ansattes behov for å beholde jobben. Interesseavveiningen kan blant annet resultere i at det må foretas ny utvelgelse. Manglende interesseavveining eller dokumentasjon av denne kan fort lede til at oppsigelsen kjennes ugyldig.
Feil i oppsigelsesbrevet
En oppsigelse må oppfylle strenge form- og innholdskrav, og feil kan lede til automatisk ugyldighet.
Svak kommunikasjon
Uklare eller forsinkede budskap skaper uro og øker risikoen for konflikter, selv i en juridisk korrekt prosess. Undervurder derfor ikke viktigheten av tidlig og tydelig kommunikasjon.
Nedbemanning krever både juridisk kompetanse og menneskelig klokskap. Erfaringsmessig lykkes arbeidsgiver best når man planlegger og dokumenterer grundig, kommuniserer tydelig, involverer ansatte og tar den menneskelige dimensjonen på alvor.
Skal du nedbemanne – eller vurderer du det?
Da bør du ikke vente til problemene oppstår. Vi bistår virksomheter med:
- planlegging av hele prosessen
- planlegge og gjennomføre drøftelser med tillitsvalgte
- vurdering av saklighet og dokumentasjon
- utforming av kriterier og utvalgskrets
- evaluering
- gjennomføring av drøftelsesmøter
- kvalitetssikring av oppsigelsesbrev
- sparring med HR og ledelse underveis
Ta kontakt for en uforpliktende samtale. En kort gjennomgang nå kan spare virksomheten for betydelige kostnader og konflikter senere.
